Lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ nhất, đây là bằng chứng xác thực cho giao dịch hoàn trả hàng hóa, giúp doanh nghiệp đối chiếu với hóa đơn bán hàng ban đầu, từ đó xác định chính xác doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Thứ hai, hóa đơn hoàn trả là căn cứ quan trọng để các cơ quan chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cuối cùng, trong trường hợp xảy ra tranh chấp với khách hàng, hóa đơn hoàn trả sẽ là bằng chứng pháp lý bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

1. Việc lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo như sau:

Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

Đối với Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

2. Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại

2.1. Tại sao phải xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại?

Khi một hóa đơn dịch vụ đã được xuất ra, nhưng sau đó dịch vụ được cung cấp lại bị trả lại, việc xử lý hóa đơn trở nên cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong hoạt động kế toán và thuế. Dưới đây là một số lý do chính:

Đảm bảo tính chính xác của sổ sách kế toán: Việc không xử lý hóa đơn đã xuất nhưng bị trả lại sẽ dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác, gây sai lệch trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế: Mỗi quốc gia đều có những quy định cụ thể về việc xuất hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn và hủy hóa đơn. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý.
Tránh tranh chấp với khách hàng: Việc xử lý hóa đơn một cách rõ ràng và minh bạch sẽ giúp tránh các tranh chấp không đáng có với khách hàng về vấn đề thanh toán.

2.2. Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại

Cách xử lý cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp và quy định của pháp luật tại mỗi quốc gia. Tuy nhiên, nhìn chung có hai cách xử lý chính:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Khi có sai sót: Nếu hóa đơn đã xuất có sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc nội dung khác, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để sửa chữa những sai sót đó.

Khi hàng hóa/dịch vụ bị trả lại: Nếu khách hàng trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để giảm doanh thu tương ứng.

Cách 2: Hủy hóa đơn

Khi hóa đơn bị lập sai: Nếu hóa đơn bị lập sai hoàn toàn (ví dụ: lập nhầm khách hàng, lập nhầm số lượng lớn), doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó và lập lại hóa đơn mới.
Khi hàng hóa/dịch vụ chưa được giao: Nếu hàng hóa/dịch vụ chưa được giao cho khách hàng mà đã lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn.

Lưu ý:

Biên bản: Trong quá trình xử lý hóa đơn, doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận việc trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ, lý do trả lại và các thông tin liên quan khác.
Lưu trữ: Tất cả các hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và biên bản liên quan cần được lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Khai báo thuế: Doanh nghiệp cần điều chỉnh khai báo thuế theo kết quả xử lý hóa đơn.

Ví dụ:

Nếu một công ty cung cấp dịch vụ tư vấn đã xuất hóa đơn cho khách hàng A với giá trị 10.000.000 đồng. Sau đó, khách hàng A yêu cầu hoàn trả lại 50% giá trị dịch vụ do không hài lòng. Trong trường hợp này, công ty sẽ lập hóa đơn điều chỉnh để giảm doanh thu đi 5.000.000 đồng.

Tóm lại:

Việc xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại là một quy trình quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật và thực hiện các thủ tục cần thiết để xử lý hóa đơn một cách đúng đắn.

Trên đây là những tư vấn về Quy định lưu trữ hóa đơn hoàn trả hàng hóa. Nếu còn thắc mắc, cần tư vấn, giải đáp cụ thể hơn, độc giả vui lòng để lại câu hỏi tại đây.

———

Thông tin liên hệ Luật Gia Vinh:

Văn phòng luật sư Hồ Chí Minh:

Website: https://luatgiavinh.vn/

Điện thoại: 090 579 8868

Email: luatgiavinh@gmail.com

Trụ sở – Văn phòng Thủ Đức: Số 38, Đường 31D, phường An Phú, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.

Website: https://luatsuhochiminh.vn

Điện thoại: 0839868968

Văn phòng luật sư tại Đồng Nai: Số 1796 Đường Nguyễn Ái Quốc, phường Trung Dũng, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai

Website: luatsudongnai.vn – Luatsubienhoa.com

Văn phòng luật sư tại Gò Vấp: Số 1 (Tầng 3) Đường số 53, Phường 14, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh