Hướng dẫn xuất hóa đơn cho xuất bù

Công ty COMPANY bán hàng cho khách hàng nước ngoài. Hàng hóa bị kém chất lượng phải xuất hàng khác để bù vào số lượng bị kém chất lượng (100%). Số hàng hóa bị kém chất lượng vẫn giữ lại ở khách hàng, không trả lại cho COMPANY.
Vậy khi xuất hàng bù cho lô hàng kém chất lượng như trên, COMPANY có phải xuất hóa đơn không? Nếu có thì xuất như thế nào?
Sau khi xem xét yêu cầu Quý khách hàng, Luật Gia Vinh gửi cụ thể nội dung tư vấn như sau:
Căn cứ Điều 4 Nghị đinh 123/2023/NĐ-CP ngày 19/20/2020 quy định về hóa đơn chứng từ thì:
“Điều 4: Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này….”
– Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP về các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT:
… Trường hợp bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ, cơ sở bồi thường phải lập hóa đơn và kê khai, tính, nộp thuế GTGT như đối với bán hàng hóa, dịch vụ; cơ sở nhận bồi thường kê khai, khấu trừ theo quy định.”
– Căn cứ Công văn số 2711/CT-TTHT về việc hướng dẫn lập hóa đơn đối với hàng xuất bị lỗi hỏng ngày 04/09/2018 của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh thì:
Trường hợp Công ty ký hợp đồng cung cấp hàng hóa với khách hàng, do đặc thù quy trình sản xuất của Bên mua hàng phải sản xuất ra sản phẩm, khi đó mới phát hiện hàng bị lỗi hỏng, nên không thể thu hồi và trả lại hàng hỏng cho bên bán. Hai bên lập biên bản xác định số hàng lỗi không thể thu hồi, bên bán xuất hàng bù số hàng hỏng cho Bên mua theo thỏa thuận tại Hợp đồng đã ký. Khi xuất hàng bồi thường, Bên bán phải lập hóa đơn và kê khai, tính, nộp thuế GTGT như đối với bán hàng hóa; Bên nhận hàng kê khai, khấu trừ thuế GTGT theo quy định.
Chi phí hàng hóa xuất bù Bên bán sau khi trừ trị giá hàng hóa quy trách nhiệm cho tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có) số còn lại được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
 Chiếu theo tinh thần các quy định trên thì đối với lô hàng bù, COMPANY vẫn phải xuất hóa đơn cho Khách hàng.
Trước khi bù hàng, thì hai bên lập biên bản xác định số hàng hóa bị lỗi không thể thu hồi, bên bán xuất hàng bù số hàng hỏng cho bên mua theo thỏa thuận tại Hợp đồng mà hai bên đã ký.
Cách xuất hóa đơn tham khảo: Lập hóa đơn như bình thường, có ghi thêm dòng “Xuất bù hàng lỗi theo Biên bản (ghi Biên bản mà hai bên đã lập), không thu tiền”.
Đối với các trường hợp mà pháp luật không quy định cụ thể, chi tiết thì COMPANY có thể gửi công văn hỏi trực tiếp cơ quan quản lý để có hướng dẫn, trách vướng mắc.
Trên đây là ý kiến của Luật Gia Vinh.
Trân trọng cảm ơn!